Training Pengelolaan Kendaraan Dinas

Training Pengelolaan Kendaraan Dinas

Training Pengelolaan Kendaraan Dinas. Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks. Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan dinas yang berada dalam pengawasannya. Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan pengawasan terhadap kendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :

1. 1.Biaya service setiap unit kendaraan.
2. 2.Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.

Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.

ikuti juga :  training perjalanan dinas 

MATERI

1.  Master database kendaraan yang lengkap
2. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Database bengkel relasi service
4. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti : a.Tanggal service b.Kilometer service c.Ongkos kerja d.Biaya Ganti oli
   e.Biaya service per-kode service
   f.Uraian service or penggantian suku cadang
   g.Kode service
5. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :
   a.Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
   b.Kilometer pembelian BBM
   c.Biaya pembelian BBM
   d.Biaya tol harian
   e.Biaya parkir harian
   f.Biaya lain2 harian
6. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :
   a.Surat Perintah Kerja Bengkel
   b.Surat Jalan Kendaraan
   c.Serah Terima Kendaraan
   d.Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
   e.Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
   f.Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.
7. Formulir-formulir kendaraan :
   a.Permintaan Service Kendaraan
   b.Laporan Kerusakan Kendaraan
   c.Permintaan Kendaraan dan Sopir
   d.Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
   e.Daftar Riwayat Klaim Asuransi
   f.Permintaan Pool Car
   g.Tabel Lelang Kendaraan
8. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :
   a.Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
   b.Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan jumlah liter BBM dan kilometer
9. SOP Kendaraan, antara lain :
   a.SOP Service Kendaraan
   b.SOP Klaim Asurasi Kendaraan
10. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja (Non Shift dan Group Shift)
11. Output Laporan :
    a.Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
    b.Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service (All Report, Monthly, Yearly).
    c.Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu (Monthly).
    d.Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam tahun tertentu (Yearly), berupa :
    • Besarnya biaya BBM
    • Jumlah liter pemakaian
    • Jumlah kilometer transaksi
    • Besarnya biaya Tol
    • Besarnya biaya Parkir
    • Besarnya biaya lain-2 e.Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly)
12. Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.
13. Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan lain-lain.
14. 14.Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam bentuk file pdf.

PESERTA 

Staff or Supervisor GA, Manager HRGA, Staff Service Departement dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan kendaraan dinas.