Pelatihan Document Control and Digital Filing System

Pelatihan Document Control and Digital Filing System

Document Control and Digital Filing System merupakan urat nadi bagi setiap perusahaan. Arsip atau dokumen yang tidak dikelola dengan baik akan berimbas pada tingkat reputasi dan mobilitas suatu perusahaan tersebut. Pemahaman tentang bagaimana mengarsip,mengelola dan mengontrol dokumen sangat vital dalam penyediaan informasi yang up to date dan tepat bagi perusahaan. sehingga pemanfaatan system informasi dan teknologi filing system merupakan kebutuhan yang tidak terelakkan lagi dalam memanage data dan dokumen yang riil time. Training ini akan membahas tentang bagaimana melakukan pengarsipan dan pengelolan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol.

OUTLINE

1. Ruang lingkup dan konsep document control dan filing system
2. Istilah Kearsipan
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Pengelolaan Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Penghambat dan Pendukung Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
5. Prosedure Filing System
6. Implementasi dari document control based on ISO 9001
7. Dokumentasi dan Pengarsipan
a. Definisi dan konsep arsip
b. Jenis arsip dan Pengelolaan arsip
c. Tujuan dan manfaat Pengelolaan Arsip
d. Penggandaan dan pendistribusian arsip
e. Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
f. Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
g. Peminjaman dan Penyusutan arsip
h. Hal penting dalam pengelolaan arsip
8. Sistem Pemberkasan Dokumen
a. Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis,
b. Prinsip klasifikas berkas,
c. Pengindeksan, Kualitas indeks, & alfabetikal,
d. Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
e. Prosedur pemeliharaan berkas,
f. Pengawasan dan pengelompokan berkas,
g. Disposisi,
h. Pengelolaan dan Permasalahan dalam pemberkasan.
9. Tahapan Proses Filling
a. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
b. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filling
c. Proses Penyusutan Umur Dokumen
10. Tahapan dan Teknik Pemusnahan Dokumen
11. Manajemen Dokumen Elektronik
a. Perencanaan, Survei dokumen dan informasi,
b. Penilaian dokumen, Meta data dan kebijakan
c. Strategi kontekstual
d. Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
12. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
a. Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
b. Isu Legalitas Arsip Digital
c. Prosedur Imaging Document
d. Kategori pengenalan Scanner dan komponen EDMS
e. Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
f. Alat dan Media Penyimpanan (storage)
g. Komponen Biaya implementasi EDMS
13. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
a. Benefit dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
b. Media penyimpanan electronic filiing system
c. Aplikasi otomatisasi administrasi perkantoran
d. Teknologi Informasi & Software administrasi perkantoran
e. Sistem Arsip Elektronik & Sistem Informasi Manajemen
f. Manajemen basis data

Metode Pelatihan :

• Presentasi
• Diskusi
• Case Study
• Simulation
• Evaluation (Pre and Post Test)
• Kunjungan/Praktek (Menyesuaikan/tentative)